La matrice d’Eisenhower : simple qu’en apparence !

À force d’entendre parler de la matrice d’Eisenhower, j’ai décidé de tester cet outil et d’en faire un retour ici afin de partager avec vous cette expérience.

Description de la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion et d’organisation de son temps qui passe par la priorisation des tâches que l’on a à réaliser. Son but est donc de nous faire gagner du temps en ayant une meilleure gestion de celle-ci. Cette organisation repose sur deux dimensions : l’importance et l’urgence de la tâche.

Matrice d'Eisenhower

Le quadrant 1 représente les tâches urgentes, importantes. Ce sont les tâches que vous devrez réaliser en priorité. Exemple : crises, deadlines, problèmes urgents.

Le quadrant 2 représente les tâches non-urgentes, importantes. Il représente celles à traiter rapidement, mais dans un second temps par rapport au quadrant 1. Exemple : formations, réseau, planification, mails.

Le quadrant 3 représente les tâches urgentes, non-importantes. Ce sont les tâches qui peuvent attendre ou être déléguées. Exemple : problèmes des collègues, réunions peu importantes, mais planifiées.

Le quadrant 4 représente les tâches non-urgentes, non-importantes. Il représente les tâches inutiles qui peuvent être supprimées de votre agenda. Exemple : discussions de couloir, appels personnels, flâneries sur le net.

J’ai choisi d’utiliser l’outil pendant un mois afin de m’aider dans mon organisation professionnelle et de voir s’il m’apporterait un plus dans ma gestion du temps et dans la hiérarchisation de mes priorités. J’ai alors commencé un dimanche à remplir la matrice en fonction de l’agenda que j’avais à ce moment précis.

Résultat de mon utilisation de la matrice d’Eisenhower

L’exercice s’est révélé beaucoup plus complexe que prévu. En effet, lorsque j’ai terminé d’inscrire toutes mes tâches en cours et à venir dans la matrice, je me suis rendu compte qu’elles figuraient toutes dans le quadrant 1, c’est-à-dire : urgent et important.  J’ai alors compris toute la difficulté d’utiliser un outil de ce type. En effet, le classement des tâches dans les quatre quadrants repose en grande partie sur notre jugement. Je me suis alors aperçue que l’exercice était fortement subjectif. On pourrait nuancer cette idée en avançant que l’axe de l’urgence pourrait devenir plus objectif s’il se référait à des échéances connues qui permettraient de prioriser les urgences. Toutefois, toutes les tâches ne sont pas toujours inscrites précisément dans le temps.  C’est alors à nous de tenter de définir leur degré d’urgence et nous retombons ainsi dans la subjectivité.

Si cet axe semble épineux à définir objectivement, celui de l’importance l’est d’autant plus. En effet, comment identifier le degré d’importance d’une tâche ?

La matrice vous propose alors ces deux axes, mais vous laisse libre arbitre de vos choix et ne vous suggère aucune piste.

Ayant compris le poids de la subjectivité dans le classement de mes tâches j’ai alors réfléchi de façon à refaire l’exercice en répartissant mieux, c’est-à-dire le plus objectivement possible, les tâches dans la matrice.

Pour l’axe de l’urgence, je me suis donc aidée des repères temporels lorsque j’en avais (échéances). Lorsque ce n’était pas le cas, j’en ai fixé moi-même en essayant d’être la plus réaliste possible.

Afin d’être plus objective, concernant l’axe de l’importance j’ai compris qu’il fallait essayer de mettre de côté une chose : les émotions. En effet, celles-ci biaisent notre jugement et nous font percevoir des priorités là où il n’y en a pas. Par exemple,  nous pouvons juger à tort qu’il serait prioritaire de répondre à un mail lorsqu’une demande nous est adressée. Mais si cette tâche peut être importante, est-elle pour autant réellement urgente ? Cette tâche pourrait nous sembler urgente parce que l’on s’imagine l’expéditeur du courriel en train d’attendre sur notre réponse. De ce fait, nous pouvons ressentir un malaise social vis-à-vis de lui dans le fait de le faire attendre et d’imaginer son mécontentement. Cette pensée peut nous stresser et nous faire ressentir le besoin de se débarrasser de la tâche qui nous paraît du coup urgente parce qu’elle devient émotionnellement forte et pesante. Du coup, la situation est ressentie comme subjectivement urgente, mais peut ne pas l’être d’un point de vue strictement professionnel.

En réalité, dans la plupart des situations, il ne devrait n’y avoir aucune urgence à répondre un mail (sauf en cas de problème grave). Apprendre à mettre de côté ses émotions n’est pas évident, car nos émotions  prennent bien souvent le pas sur notre raisonnement et le parasitent.

Le caractère subjectif de l’exercice peut dépendre comme nous l’avons vu de nos émotions, mais pas uniquement.

Le choix de l’affiliation d’une tâche dans un des quadrants dépend également des valeurs et de la culture d’entreprise dans laquelle vous travaillez. Ainsi, selon les institutions l’importance accordée aux différentes tâches pourra varier. Pour certaines entreprises toutes les réunions entre collaborateurs auront un statut prioritaire alors que pour d’autres se seront plutôt les échanges informels qui auront de l’importance. Du coup, en étant imprégné de cette culture vous effectuerez des choix différents pour organiser les tâches dans la matrice.

De plus, le poids que vous attribuerez aux différentes tâches dépendra de leur relativité. Si une semaine est calme, vous donnerez plus d’importance à des tâches qui en temps de crise passeraient au second plan. La matrice d’Eisenhower vous demande alors de figer les choses à un temps t en sachant qu’en réalité tout est mouvant et dynamique. Pour éviter ce biais, vous pourriez alors privilégier de prendre 15 minutes par jour afin de mettre à jour votre matrice en fonction des derniers événements vécus.

Constat

En testant la matrice d’Eisenhower, je me suis alors rendu compte de la complexité de l’exercice si l’on veut prioriser de manière intelligente et donc objective nos tâches. Afin de l’utiliser à bon escient, j’ai commencé à la préciser et donc à la personnaliser.

Par exemple, j’ai commencé à me questionner ainsi : cette tâche est-elle réellement urgente/importante ? Pour répondre à cette question, il m’a fallu répondre au pourquoi. Pourquoi cette tâche est-elle urgente/importante (ou non) et selon quels critères ? J’ai ensuite tenté de hiérarchiser les différentes tâches à l’intérieur de chacun des quadrants. Au fur et à mesure je me rendais compte que l’exercice devenait de plus en plus laborieux et coûteux en temps…

Mais le but de l’outil n’était-il pas d’en gagner, du temps ?

Si la matrice d’Eisenhower m’a permis de me questionner sur le caractère réellement prioritaire ou non d’une situation et de prendre conscience du poids des émotions sur notre raisonnement, il me semble complexe à utiliser sans cette prise de conscience. De plus, il manque, selon moi, de précision afin d’opérer une classification plus fine et moins subjective. La question qui se pose alors est la suivante : jusqu’à quel point faut-il préciser l’outil pour qu’il reste un outil faisant gagner du temps ?

Par Deborah D.

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Julien G.

Salut Deborah!

Hélas oui, Eisenhower n’est facile que d’apparence. Car la pondération rentre rapidement en jeu.

Pour ma part, lorsque les éléments à « départager » sont importants (lol), j’utilise la matrice préférentielle (http://www.leader-blogueur.com/comment-connaitre-ses-valeurs/) outil utilisé en gestion de projet, mais qui peut être facilement déporté dans d’autres domaines.

Sinon, la lecture de Stephen Covey -> Priorité aux priorités est un bon ouvrage qui appui bien sur l’importance et l’urgence.

A++

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Deborah

Salut Julien,

Merci pour le conseil. En effet, la matrice préférentielle est très intéressante ! C’est une bonne idée de rendre les différents outils complémentaires afin d’augmenter leur précision et donc leur efficacité.

Je ne connaissais pas cet ouvrage de Covey. J’ai lu celui sur les 7 habitudes qui évoque la matrice d’Eisenhower sans trop entrer dans les détails. Du coup, je vais prendre connaissance de celui que tu me recommandes 😉 Merci.

A plus,

Deborah

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Fred

Bonjour Deborah,
Intéressant ce retour d’expérience sur la matrice d’Eisenhower. En effet ce n’est pas si simple d’user d’un tel outil pour se faire un jugement qui, au final, demeure subjectif et très vraisemblablement biaisé. En fait comme tout un tas d’autres outils (le PDCA par exemple) ils ne sont que des supports à la prise de conscience. Déjà avoir pris conscience que les 2 notions « importance » et « urgence » coexistent est un premier pas, que ces deux notions ne représentent pas la même chose en est un deuxième, et que toute action peut être qualifiée au regard de ces dimensions duales est un ultime pas vers une sorte d’absolu.
Une fois cela admis, intégré, digéré, je pense que l’usage devient un « simple savoir-faire » et, n’ayant plus conscience du fait même que l’on sait s’en servir, on s’en sert naturellement et nos choix sont alors plus sûrs, plus pertinents, plus efficients.
Espérant apporter un peu d’eau à ce beau moulin…
Bien cordialement,
Fred

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