Pourquoi vous devriez jeter votre to-do list (ou la brûler)

Et si vous jetiez ou complétiez votre to-do list ? Cet article va être séparé en deux parties distinctes. Dans la première partie (l’article que vous êtes en train de lire) je pointerai les limites de la to-do list. Dans la seconde partie, je traiterai des divers moyens pour compléter et/ou remplacer cet outil de gestion du temps. 

La to-do list fait partie maintenant de la boîte à outils divine de l’homme productif. On peut lire à la chaîne ce genre de recommandations (à croire que ce domaine est maintenant attaqué par l’industrie chinoise…) :

  • Levez-vous et notez ce que vous devez faire aujourd’hui
  • Ayez toujours un petit carnet pour noter une nouvelle tâche
  • Avant de vous attaquer à un projet, notez toutes les tâches à accomplir
  • Divisez chaque objectif en liste de tâche
  • Notez-y tout même vos « pauses ca** »…
  • Vous aurez compris la logique !

Bref, que ce soit en version papier ou numérique, la to-do list semble être le Saint-Graal de la gestion du temps et de l’organisation.

Si vous ne connaissez pas encore cet outil, sortez de votre grotte et tapez simplement « to-do list » sur Google, l’Applesotre, le Playstore, Amazon, Bing (sérieusement…), Yahoo (sans commentaire) ou sur votre libraire (attention, la dernière fois que j’ai essayé de lui taper quelque chose, ça n’a pas marché…).

Bref, la to-do list est un excellent outil de gestion (que j’avais conseillé entre autres dans mon article « 130 moyens d’augmenter sa productivité« ), mais il est malheureusement trop souvent traité comme une finalité.  De plus, ce n’est pas parce que c’est un outil efficace qu’il n’en existe pas de meilleurs ! (que je présenterai dans l’article de la semaine prochaine).

Aucun outil n’est parfait ni autosuffisant. Il est toujours nécessaire de les combiner avec d’autres outils et surtout un sens critique quand vient le moment d’analyser les résultats. Je ne saurais rappeler la catastrophe qu’a engendré la matrice BCG dans le milieu des PME qui n’avait pas l’argent de payer des consultants pour interpréter leurs résultats !

Les limites de la to-do list 

Une petite parenthèse : j’utilise le terme anglais « to-do list » et non  « liste de tâches » en français, car je considère cette traduction comme incorrecte. Quelque chose à faire n’est pas forcément « une tâche ». Pour être exacts, nous devrions alors parler de « liste à faire » ce qui n’est franchement pas très beau. Et bon sang, ça vous fait un peu pratiquer l’anglais !

Je vais maintenant traiter des limites de la to-do list pour ensuite vous partager dans le prochain article, d’autres outils qui les comblera.

Nous pouvons définir 8 limites principales :

1) Vision irréaliste

Quand on écrit sa to-do list, on est extatique.

« Je dois descendre les poubelles, repeindre la cuisine… bah, repeindre toute la maison à terme… peut-être même changer de maison… pourquoi pas de pays ? Pour ça je dois devenir riche donc… devenir millionnaire… milliardaire (allez je le note, ça me motivera) mais bon, l’argent ce n’est pas le bonheur, je devrais penser à l’humanitaire, pourquoi ne pas éradiquer la malaria de la planète ? ».

to-do list

Si si, il est en train de remplir sa to-do list, je vous assure !

L’exemple est extrême (passer de « sortir les poubelles » à « éradiquer la malaria »), mais à moindre mesure, nous avons tous tendance à faire cela. Nous nous surchargeons de choses à faire dans des délais illusoires. Arrive l’échéance que nous nous rendons compte de l’échec cuisant dont nous faisons face.

2) Frustration et mise en échec 

Finir régulièrement sa journée en voyant qu’on a à peine terminé la moitié de nos tâches nous plonge dans une grande frustration. Cette frustration engendre à terme une baisse d’énergie ainsi qu’un cruel manque de motivation.

Cette limite n’existerait pas si nous avions le don de voyance et que nous saurions à l’avance le montant d’énergie et de motivation que nous aurons ce jour là, le nombre d’imprévus qui surgiront et le temps exact que chaque tâche nous demandera.

3) Perception exagérée de la montagne 

to-do list

Un peu de patriotisme bon sang !

Dans le milieu de la gestion du temps, on conseille souvent de fragmenter un projet en un maximum de petites tâches. La montagne que représente le projet n’est alors plus qu’un ensemble de petits pas à faire quotidiennement. Il n’y a rien de plus démotivant que de s’apercevoir en amont le montant de travail qui nous attend.

C’est exactement ce que fait une to-do list de plusieurs pages pour un projet. Si j’avais noté que j’allais écrire plus de 250 000 mots, répondre à plus de 1000 commentaires et plusieurs centaines d’emails cette année pour ce blog seulement, j’en aurais perdu toute ma motivation. À la place, j’ai écrit un article à la fois, répondu à un commentaire et un email à la fois.

4) Le paradoxe du choix 

Barry Schwartz et Sheena Iyengar ont exploré les problèmes créés en ayant trop de choix. Schwartz a découvert qu’en augmentant le nombre de choix à notre disposition, nous augmentant parallèlement nos émotions négatives. Pourquoi ? Car prendre conscience de tous les choix, les comparer puis les sélectionner représentent un coût important !

Iyengar souligne que notre cerveau ne peut que traiter 7 options (9 selon d’autres auteurs) avant d’être surchargé. Il est alors moins coûteux de prendre une décision avec un minimum de choix. Regarder les 39 choses à faire sur notre liste va soit paralyser la personne, soit la mettre en « mode par défaut » : regarder ses emails pendant une heure ou faire d’autres tâches presque inutiles.

5) Complexité hétérogène 

Daniel Markovitz indique dans son article « To-do lists don’t work » que certaines tâches durent 3 heures, d’autres 30 secondes. Nous aurons la tendance naturelle de nous concentrer sur les tâches les plus courtes étant donné que la récompense est la même, peu importe la tâche : le sentiment agréable d’avoir terminé une tâche. Les tâches demandant plus de temps et d’effort auront tendance à être mises de côté pour un bon bout de temps.

6) Priorité hétérogène 

Il y a deux problèmes liés à la priorité hétérogène, le deuxième découlant de la solution du premier (on n’est pas sorti de l’auberge…).

  1. Certaines tâches sont plus importantes que d’autres. Imaginez que la tâche 1 soit « aller à l’hôpital pour se faire retirer l’appendice » et que la tâche 2 soit « nettoyer la voiture ». Nous sommes tous d’accord que la tâche 1 est plus importante que la tâche 2 (enfin, je l’espère pour vous !). Malheureusement, la do-to list n’indique pas cet ordre d’importance. Nous devons alors refaire à chaque fois le travail d’évaluation des priorités à chaque lecture de notre to-do list. Cela demande du temps et de l’énergie.
    • Solutions : Pour résoudre ce problème, nous pouvons soit hiérarchiser les tâches (de la plus importante en haut à la moins importante en bas), soit attribuer une note d’importance (ex. « A » pour important et urgent, « B » pour important, mais pas urgent, « C » pour peu important/urgent). Inutile de dire que la première solution est plus facilement mise en place avec un outil numérique que papier !
  1. Ces solutions sont limitées. Tout d’abord, il est très difficile d’évaluer objectivement l’importance d’une tâche (voir, la matrice d’Eisenhower, simple qu’en apparence !). De plus, nous aurons toujours tendance à accomplir les tâches du haut (ou les notées « A ») sans jamais faire les moins importantes. Malheureusement, les tâches importantes seront toujours remplacées par d’autres tâches importantes, laissant alors les tâches de seconde catégorie non faite jusqu’à ce qu’elles deviennent urgentes et gagnent alors en importance (ex. on ne peut plus conduire tellement la vitre de la voiture est sale). Le processus est incomplet et laborieux !

7) L’absence de contexte 

La to-do list n’apporte souvent pas un contexte suffisant qui nous permet de déterminer sur quoi nous devons précisément travailler. Toutes les tâches semblent être les mêmes sur le papier : quelques mots sur une ligne. Il manque alors une information capitale : combien de temps la tâche vous demandera ? Pire, combien de temps disponible vous aurez pour l’accomplir ?

  • Solution ? : Nous pourrions répondre qu’il suffit simplement de noter le temps que la tâche nous prendra. Malheureusement, il n’est pas toujours possible de le savoir en amont. Stephen Covey dans son livre « les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » prenait l’exemple de son fils qui avait noté 15 minutes pour la tâche « rompre avec ma copine ». Il soulignait alors l’impossibilité de définir une durée pour certains types de tâches. De plus, savoir en avance le temps disponible que nous aurons pour cette tâche revient à de la divination.

8) Manque d’outils d’engagement 

La to-do list ne nous empêche pas de choisir la tâche la plus plaisante à la place de la plus importante.

Je le rappelle, étant donné que la récompense est la même (le plaisir d’avoir terminé une tâche), il est plus rationnel d’en faire une qui nous coûte le moins, ou mieux, qui nous fait plaisir !

Le général chinois Han Xin utilisait la géographie comme outil d’engagement : il positionnait ses soldats dos à la rivière, ce qui les empêchait de fuir le champ de bataille.

to-do list

Quel homme charmant !

Petite digression : Si vous voulez connaître la vie de ce général de génie sans lire de textes, vous pouvez toujours voir le téléfilm « Great general Han Xin » (attention, petit budget et déformations artistiques trop importantes à mon goût) traitant de sa vie. Voici le trailer :

Un outil d’engagement plus moderne et moins extrême pourrait être les logiciels (comme Freedom) qui bloquent internet durant une période définie de travail.

Un dernier mot sur les to-do lists et la gestion du temps 

Comme je l’ai écrit dans mon introduction, la to-do list n’est pas un mauvais outil à proprement parlé (pas comme semble l’indiquer mon titre très marketing… je confesse 🙂 ). Je le qualifierais plutôt de désuet ou d’incomplet.

Deux solutions s’offrent à nous :

  • L’éliminer et le remplacer par un ou des outils plus complets, flexibles et modernes.
  • L’utiliser comme un outil parmi d’autres dans l’élaboration de votre planning. Un exemple pourrait être l’outil de gestion du temps que je vous livre quand vous vous inscrivez à ma newsletter où j’utilise la to-do list comme une simple étape.

Les deux solutions sont bonnes et le choix dépendra de vos sensibilités respectives.

Et vous, que pensez-vous des to-do lists ?

Click Here to Leave a Comment Below

Marine

Salut Christopher,

Intéressant, ça donne envie de lire la 2ème partie de l’article sur les alternatives que tu proposes !

Pour ma part, je n’ai pas une to-do-list de 36 choses à faire dans ma journée !
Il y a les trucs que je fais de façon régulière (x fois par semaine) qui entrent dans l’aspect + routine même si je ne les fais pas tous les jours, je note sur mon agenda qu’il me faut les faire.

Et il y a les autres trucs que je note aussi dans l’agenda à la date à laquelle ils doivent être faits le jour-même ou au plus tard. Et puis pour le reste (sans date), c’est noté dans une section à part mais là aussi, j’ai pas 36 trucs également. J’essaye de me concentrer sur le principal pour moi.

Effectivement, pas évident la matrice d’Eisenhower, et détacher nos émotions et nos a priori sur le possible ressenti de l’autre si on fait pas tel ou tel truc en « priorité » est important.

Parfois, j’ai plus de choses de notées et faites un jour qu’un autre. Par exemple, jour A : 6 trucs, jour B : 2 trucs ; et ça donne l’illusion que j’ai accompli + le jour A alors que pas forcément, certaines tâches exigeant plus mon temps/attention/énergie que d’autres.

« Si vous voulez connaître la vie de ce général de génie sans lire de textes, vous pouvez toujours voir le téléfilm « Great general Han Xin »

Existe-t-il une biographique de ce général à lire ? Si oui, tu as une ou des références à proposer ?

Bonne soirée !

Reply
    Christopher Lieberherr

    Salut Marine,

    Merci pour ton commentaire. En effet, la to-do list peut être pratique quand on a un nombre restreint de chose à faire. Personnellement, j’ai abandonné la matrice d’Eisenhower… peut-être que je n’ai pas encore atteint un niveau assez élevé d’objectivité 😛

    Concernant Han Xin, je ne connais pas de biographie sur sa vie spécifiquement. N’importe quel livre d’histoire traitant de la dynastie Han en parle. Je pense qu’il n’y a pas de biographie spécifique étant donné que nous n’avons peut-être pas assez d’information dessus. Ou encore, peut-être que ce sujet n’intéresse que peu les occidentaux et les potentielles biographies ne pas sont pas traduites en anglais ni en français…

    Merci encore pour ton commentaire et à bientôt !

    Christopher

    Reply
Jaz

Apprendre que je dois abandonner la ToDo list m’a donné des palpitations… je préfère largement quand j’ai symptômes là pour d’autres raisons…
c’est où la suite ? …. arghhhhhhh rhhhhhha (suis mourrue)

Reply
moimoi

Dans ma to do list d’aujourd’hui (comportant une centaine de tâches) je n’avais pas prévue de tâche concernant la découverte de ton site et articles 🙂
J’en suis au second article et je ne le regrette pas.
Merci Christopher

Reply
    Christopher Lieberherr

    Qui a dit que la procrastination ne pouvait pas être bénéfique ? Hahahah !

    Je suis content que mes articles te plaisent 🙂

    A bientôt !

    Christopher

    Reply
Vincent Binette

Salut
Je me reconnais dans tous les arguments amenés et toutes les lacunes, que je vis presque quotidiennement, avec mes frustrations et le chaos mental que ça engendre.
J’ai Hate de voir les alternatives proposées
Merci!

Reply
Manon

Je lis beaucoup sur les To do lists mais mon découragement se tourne vers le fait que je suis a mobilité réduite et en raison de cette invalidité je suis vite découragée car je n’arrive pas à temps pour gérer mes listes car mes jambes se fatiguent très vite !
J’espère y trouver des trucs pour aider les gens qui comme moi vivent le même problème !

Reply
Leave a Reply: